El almacenamiento y la organización de documentos son las funciones más básicas y fundamentales de un DMS. Estas funcionalidades incluyen:
Regulate Completo: La organización tiene control full sobre el entorno del servidor, las políticas de seguridad y la gestión de datos, lo que puede ser important para empresas con requisitos estrictos de seguridad y cumplimiento.
Privacidad y Brechas de Seguridad: Los proveedores de la nube pueden acceder a tus datos y archivos, lo que puede generar preocupaciones sobre la privacidad. Aunque la mayoría de los proveedores aplican medidas de seguridad, las brechas aún pueden ocurrir.
OnlyOffice es un versátil software de gestión documental que combina una potente suite ofimática con herramientas avanzadas para administrar, colaborar y proteger documentos en un entorno empresarial.
Además de gestionar documentos de gestión, los sistemas ECM ofrecen funciones avanzadas como la automatización de flujos de trabajo, la colaboración en equipo y la gestión de registros. Son ideales para empresas que necesitan una solución integral para gestionar todo su contenido electronic de manera eficiente y segura.
Integridad: Es basic garantizar la autenticidad y veracidad de la información contenida en los documentos.
Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
Falta de Management: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde Handle sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.
Estos sistemas no solo optimizan el acceso a la información, sino que también reducen costos operativos y mejoran el cumplimiento regulatorio.
Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
Permite a las Sistema de Gestión Documental empresas gestionar todo el ciclo de vida de su contenido y documentos. Esto incluye capturar, almacenar, administrar, preservar y entregar información de una variedad de formatos de documentos.
Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o editado ciertos archivos o documentos, lo cual puede ser crítico para eliminar errores de proceso e ineficiencias.
Esto no solo agudiza la necesidad de sistemas de almacenamiento en la nube, sino que también enfatiza la importancia de la seguridad de datos, dado que la información puede ser vulnerable una vez que está fuera de la infraestructura física de la organización.
La gestión documental es un pilar basic en la estructura operativa de cualquier empresa moderna. Su implementación eficaz conlleva una serie de beneficios tangibles, que van desde la reducción de costos hasta la mejora de la productividad y la toma de decisiones informadas.